Як оформити дублікат трудової книжки

У кадровому виробництві іноді трапляються нештатні ситуації. Наприклад, втрата трудової книжки роботодавцем або самим співробітником. Як відновити документ? Адже трудова книга - це важливе документальне свідчення для працівника його трудової вислуги років.

Трудова книжка є одним з основних документів працівника. У ній фіксується зарахування на роботу та звільнення, переведення на інші посади, нагородження та дисциплінарні стягнення, якщо вони стали причиною звільнення. Як правильно оформити дублікат, в які терміни це потрібно зробити, про це далі, в нашій статті.

У яких випадках можна отримати дублікат трудової книжки

• Коли вона загублена однією зі сторін - роботодавцем або працівником.
• При непридатному вигляді книжки - порвана, її забруднили, постраждала від вогню тощо.
• При внесенні запису, який було скасовано. У цьому випадку дублікат видають з ініціативи працівника, який не хоче, щоб його послужний список був зіпсований непривабливими записами, навіть скасованими. Подібні речі, викликають неоднозначні реакції при оформленні на іншу роботу, тому книгу краще замінити.
• У разі масової втрати внаслідок форс-мажорних обставин - природних стихій, катастроф, пожеж тощо.

Порядок видачі дубліката трудової книжки регламентується законодавством, а саме спеціальними Правилами від 16.04.2003 року, затвердженими Урядом РФ.

Хто повинен оформляти дублікат трудової книжки

Це залежить від обставин втрати. Якщо втрата сталася з вини співробітника, коли книжка була у нього на руках (в період тимчасової непрацездатності, при зміні місця роботи, видачі для візиту в соціальні органи) - дублікат оформляє попередній роботодавець. Але інформацію про минулі місця роботи надає працівник. Це копії договорів, скан трудовий, якщо є, виписки з банку про перерахування зарплати, архівні довідки, інша інформація, що підтверджує місце роботи. На новому місці роботи можуть видати тільки нову книжку і оформити її з чистого аркуша.

При втраті книги з вини роботодавця, з будь-якої причини, її відновленням займається він же.

Яка інформація відображається в дублікаті трудової книжки

• Загальні дані співробітника - Прізвище, Ім'я, По-Батькові, рік, місяць і дані про народження.
• Причина видачі дубліката.
• Інформація про останню освіту. Вказують професійну кваліфікацію (вища, незакінчена вища, середня тощо), здобуту спеціальність та її кваліфікаційний рівень (магістр, молодший спеціаліст тощо).
• Повні загальні дані про вислугу років, з точністю до дня.
• Відомості про попередні місця роботи, посади, отримані нагороди.

Поетапна інструкція для оформлення дубліката трудової книжки

• Заява співробітника. Оформляється в довільному вигляді. Термін оформлення - 15 днів.
• Новий бланк документа надає роботодавець. У лівому верхньому куті титульного аркуша вказується «Дублікат».
• На розвороті титульного листа вказують причину видачі дубліката, дату оформлення, номер втраченої книги, посаду та прізвище співробітника відділу кадрів, завіряють запис мокрою печаткою.
• На початковій сторінці вносять вихідні дані про співробітника на дату оформлення дубліката - ПІБ, рік, місяць і день народження, відомості про освіту.
• Порядок заповнення записів - загальний.
• На головному розвороті розділу «Відомості про роботу», першим записом йде загальний стаж роботи до останнього працевлаштування. Вказують з такою точністю - роки, місяці і дні.
• Далі, базуючись на наданій інформації, заповнюються дані співробітником відомості: про минулі місця роботи, посади, нагороди. Записи не нумеруються. Первинний пронумерований запис - про останнє місце роботи.

Всі записи повинні бути підтверджені документально. Зі слів працівника їх не вносять.