Коротше: менше слів - більше сенсу (Д. Маккормак)

Анотація

Шанс досягти успіху в бізнесі сьогодні має той, хто здатний домогтися короткості і ємності в комунікації. Концепція BRIEF допоможе зробити з інформації будь-якого обсягу чітке повідомлення і використовувати можливості інфографіки та відео, щоб перетворити презентацію-монолог на переговори. Ця книга - відмінна підмога для тих, хто хоче ясно і чітко доносити свої думки в будь-якій формі, щоб економити свій і чужий час і бути почутим в епоху інформаційного перевантаження.

Передмова

Чому книга носить таку назву?

У нашому світі дефіциту уваги бути коротким дуже важливо, але рідко виходить. Втрата навички висловлювати думки чітко і лаконічно може стати катастрофою. Ми даремно витрачаємо час, гроші і ресурси, приймаємо сумбурні рішення, відкидаємо стоячі ідеї, направляємо людей не в те русло, здійснюємо угоди, які стопорять процес.

Як засновник спеціалізованого маркетингового агентства, що допомагає Harley-Davidson, BMO Harris Bank, MasterCard, W. W. Grainger і багатьом іншим чітко формулювати свої повідомлення, я знаю, що такий навик - рідкість. Керівники бізнесу і військові скаржаться мені на одні й ті ж речі. Нечіткі повідомлення не досягають мети. Люди не хочуть дивитися на їхні компанії з різних точок зору. Нудні, затягнуті презентації виявляються безрезультатними. Щоб у перевантаженому інформацією, надзайнятому суспільстві бізнес досягав успіху, потрібно покінчити з нечіткістю. Ось я і вирішив написати цю книгу - покрокову інструкцію про те, як швидше повідомляти головне.

Курс Н.І. КОЗЛОВА «ЕФЕКТИВНА КОМУНІКАЦІЯ»
У курсі 6 відеоуроків. Переглянути > >

Навчитися перетворювати складне в просте може кожен. Пропрацювавши кілька років, я отримав пропозицію створити навчальний курс для командування військ спеціального призначення США, розташованого на військовій базі Форт-Брегг. Виявилося, що деякі представники вищого військового керівництва не вміють правильно доносити інформацію. Вони зізнавалися: їх інструктаж перед виконанням критично важливих завдань виявлявся тягучим, перевантаженим деталями, і його неможливо було зрозуміти.

Робота з перетворення військ спецпризначення дає неймовірні результати. Саме так народилася ця книга. Вона пов'язана з ефективною комунікацією. Це свого роду методика «шість сигм» 2 для сфери мовлення. Провівши всього кілька занять зі складання плану майбутнього виступу, я відчув результати. Учасники курсів удосконалили навички оповіді та могли лаконічно та аргументовано пояснювати складні завдання. Вони доносили інформацію ефективно і зрозуміло, наводячи ясні приклади і переконливі доводи, а також менше використовували презентації в PowerPoint. В результаті ці керівники сприяли більш продуктивному діалогу.

Один з учасників прокоментував це так: "Різниця вражаюча. Наші брифіни можуть довести, що менше - значить краще ". Думаю, уроки, які допомогли представникам військ спецпризначення США, можна використовувати і в корпоративному світі. Вони можуть стати в нагоді тим, хто хоче бути логічним і зрозумілим, виступаючи перед публікою. Ви зайнята людина, тому я написав книгу, яка почне приносити користь відразу. Читайте, дотримуйтеся рекомендацій, і ви навчитеся говорити ясно і переконливо, позбудетеся багатослов'я і неточності мови.

Книга побудована навколо нової формули ADD: обізнаність (awareness), дисциплінованість (discipline), рішучість (decisiveness).

Частина перша - «Обізнаність». У ній роз'яснюється, чому потрібно дотримуватися високих стандартів короткості мови.

Частина друга - «Дисциплінованість». Описує концепцію BRIEF, яка використовується для формування ментальної м'язової пам'яті, необхідної для ефективної комунікації.

Частина третя - «Рішучість». У ній розглядається вміння розпізнавати ключові моменти, коли необхідно чітко передати найважливіше.

Короткі висновки

Короткість - це один з варіантів для вибору

Якщо ви хочете отримати більше - говорите менше. Той, хто прагне досягти успіху в світі дефіциту уваги, - фахівець ефективної комунікації. Такі люди виділяються. Їхні ідеї зрозумілі, а компанії - успішні. Прийміть за аксіому, що короткість - це закон спілкування.

BRIEF береться за вирішення проблеми, яка не зникне, поки ми не навчимося ефективно доносити інформацію і не зробимо так, щоб наші ідеї виділялися.

Це не займе багато часу.

Як побудована ця книга

Як читати цю книгу

Книга побудована таким чином, що вона легко читається і відразу приносить користь. У неї чітка структура і наочні ілюстрації.

• Короткі висновки. Ці невеликі статті резюмують розуміння короткості. Фігурка військового, зображена біля кожної з них, нагадує про дисципліну і продуманий підхід, що дає впевненість у тому, що наші міркування логічні і зрозумілі.
• Основи короткості. Цей набір значущих прийомів необхідний для вміння бути лаконічним. Точне розуміння базових основ - ключ до ефективної комунікації.
• Увага керівника. Знайомтеся: перед вами два типи сучасних керівників. Невміння оточуючих бути короткими накладає на їхнє життя серйозний відбиток. Кожна ілюстрація відображає проблеми, з якими вони стикаються, і те, як короткість здатна поліпшити ситуацію.

Частина перша. Обізнаність

Підвищена обізнаність у світі, який жадає короткості

Розділ 1. Чому короткість життєво необхідна

Коротко кажучи, керівники - зайняті люди, а ваші невиразні презентації втрачаються у величезному потоці інформації, яку вони отримують щодня.

Говоріть по суті, або платіть високу ціну

Ви не можете втратити шанс бути короткими. У цьому різниця між успіхом і провалом. І якщо вам здається, ніби все це давно відомо, - ви помиляєтеся. За двадцять років я вислухав від керівників і менеджерів безліч історій про те, як нездатність відразу перейти до головного оберталася катастрофою.

Ось кілька прикладів.

• Висхідна зірка згорає. Розумна, яскрава і талановита дівчина вважається у керівництва перспективною співробітницею. Але всім відомий її недолік: вона не вміє доводити до кінця великі угоди, оскільки не здатна вчасно замовкнути. Болтливість заважає їй виконувати завдання, де потрібне особисте спілкування з клієнтами.
• Угода виявляється незавершеною. Уклавши з новим клієнтом контракт на 500 000 доларів, менеджер з продажу шокований. Він дізнається, що співробітник техпідтримки переконав клієнта, що той придбав значно більше техніки, ніж йому необхідно. Це знизило суму угоди на 200 000 доларів.
• 98-сторінкова лекція. Віце-президент зі зв'язків з громадськістю очікувала отримати односторінкове резюме про продукт. Однак виявила в пошті файл майже в сотню слайдів, який засмітив папку вхідних листів.
• Герой, про якого не розповіли. Поліцейський хотів повідомити про шляхетність свого колеги, розповівши про нього журналісту спеціалізованого видання, але не зміг чітко викласти суть справи. У підсумку журналіст збитий з пантелику, а стаття не написана.
• Обід з неприємним післясмаком. Триста керівників насилу викроїли час на акцію зі збору коштів для некомерційної організації. Основному спікеру виділили 20 хвилин на виступ після обідньої перерви. Він значно перевищив регламент, і через годину зал наполовину спорожнів. Підсумок - благодійна акція не вдалася.

Думаю, головне ви зрозуміли. Сучасний світ перевантажений інформацією, і, якщо ви не вмієте чітко доносити своє послання і швидко завойовувати увагу оточуючих, ви втрачаєте аудиторію.

Якщо вам сподобався даний фрагмент, купити і завантажити книгу можна на ЛитРес

Керівник - це людина, яку відривають від справ

Одного разу я познайомився з Едом. Як і багато сучасних провідників, він легко відволікається. "У моєму житті і в мене в голові все вирує, - скаржився він. - Таке відчуття, що протягом дня мозок постійно зазнає атак. Нескінченні електронні листи, зустрічі, дзвінки, зовнішні подразники, потоки інформації. Це дуже важко ".

Потім він продовжив: "Кілька тижнів тому у мене була важлива зустріч з агентством з приводу запуску нової рекламної кампанії, розрахованої на молодіжну аудиторію. Привернути увагу цього сегмента складно, тому мені хотілося познайомитися зі стратегіями, часовими рамками і планами агентства ".

Незважаючи на те що Ед не любить зустрічі, його інтерес до даної теми був високий. Коли я запитав, як пройшла розмова, він відповів: "У нашому розпорядженні була всього година. В агентстві мене запевнили, що презентація складається з декількох слайдів. Але при цьому вони запропонували масу корисних відомостей про дослідження і рекомендації. І хоча показ слайдів не перевищував запланованого часу, кожен з них був максимально інформативний ".

"Ймовірно, вони намагалися бути короткими, - резюмував я. - Але звучить так, ніби їм хотілося торкнутися якомога більше питань і обійняти неосяжне ".

"Це лише півбіди, - сказав Ед. - Через п'ять хвилин після початку зустрічі задзвонив мій телефон. Спочатку мені здалося, що він у кишені, - почудилося, ніби нога вібрує. Але зрештою я знайшов його в сумці. Іншими словами, я копошився в пошуках телефону, не звертаючи на презентацію ніякої уваги ".

Основи короткості

"Недомовлені 600 слів", або Як справитися з багатослов "ям

Людина вимовляє близько 150 слів на хвилину, хоча обробити може в п'ять разів більше - до 750.

Ви розмовляєте з колишніми однокурсниками, і вони пригадують кумедні випадки з минулого. Поки друзі детально описують ваші подвиги, в голові спливають спогади про випускний клас і дівчину, яку ви тоді любили. Вам не забути, як сумно закінчилися ці відносини. Подумки переживаючи заново драматичну сцену розриву, ви при цьому як ні в чому не бувало смієтеся разом з приятелями. У вашому мозку одночасно вміщуються два окремих потоки думок.

Явище, при якому ви думаєте про своє і при цьому активно берете участь у сторонній розмові, називається «недомовлені 600 слів». Цей процес відбувається постійно і виглядає наступним чином. Людина вимовляє близько 150 слів на хвилину, хоча обробляти може в п'ять разів більше - до 750 слів. Тому, коли хтось каже, у вас в запасі є 600 слів в хвилину для роздумів на іншу тему. Цей уявний резерв присутній завжди, коли ви говорите або слухаєте. Ось причина багатьох проблем, що робить короткість необхідною. Однак у цього явища є певні наслідки:

• Іноді настає інформаційний потоп. Під час розмови у вас з'являються ідеї, якими ви несподівано для всіх починаєте ділитися.
• Це діє як спусковий гачок. Коли ви говорите або слухаєте, будь-який сторонній подразник може призвести до втрати концентрації.
• Їм необхідно керувати. Кажучи або слухаючи, ви відповідальні за управління своїми «недомовленими 600 словами».

"Виявилося, що це було повідомлення від дружини. Звичайно ж, я поспішив його перевірити. Вона написала про прострочення платежу за навчання дочки в коледжі, який я повинен внести. Потрібно було відповісти ", - продовжив Ед.

"Буває! Адже вас легко знайти, де б ви не були ", - поспівчував я.

"Вірно, але цього разу я був на дуже важливій зустрічі, вона почалася всього десять хвилин тому, і представники агентства почали ставити мені питання. Я насторожився, тому що до цього слухав не дуже уважно ", - зізнався він.

«Начебто вчитель викликав вас до дошки в той момент, коли ви витали в хмарах», - припустив я.

"Вірно. Тому я вибачився і спробував зосередитися. Подумки звинувативши в усьому дружину, я запропонував співрозмовникам повернутися до теми. Все ще думаючи про свої проблеми, я все-таки націлився уважно слухати. Але тут хтось постукав у двері. Виявилося - колега. Вона попросила мене вийти на хвилинку, щоб обговорити важливу справу. Ми поговорили про проект, за яким я повинен був прийняти рішення. Минуло хвилини чотири, перш ніж я перервав її ", - сказав Ед.

У цей момент стає зрозуміло, що зустріч покотилася під укіс.

"Я повернувся і знову вибачився. Співрозмовники поставилися до ситуації з розумінням, але інтерес до бесіди почав вичерпуватися, а часу на обговорення залишалося все менше. Через кілька хвилин я усвідомив: ми не зможемо закінчити вчасно. Стало очевидно, що вирішити всі намічені питання вже не вдасться, і я занепокоївся про наступну зустріч, яка повинна була ось-ось початися ".

«Ви перенесли зустріч з агентством?» - поцікавився я, намагаючись зрозуміти, чи усвідомив він до того моменту, що повернути увагу співрозмовників або отримати від них короткий виклад суті справи було вже неможливо.

"Ні, я просто відчув роздратування. Напруга, якої не було на початку зустрічі, почала наростати ".

«Чи змогли представники агентства пристосуватися до обставин і підбити підсумки?»

"Не зовсім. Вони розуміли, як я зайнятий, але, щоб дійти до суті, їм знадобилося п'ятдесят хвилин. У презентації занадто довго не говорилося про головне, в ній не було чіткого послання. Я знав, що вони прекрасні люди, але всі наші зусилля пішли прахом ".

«Чому так сталося?»

"Не знаю, кого звинувачувати. Але таке зі мною трапляється все частіше. Простіше і зрозуміліше не стає. Дні пролітають, а накопичені недоробки ведуть до моторошної завантаженості ", - зітхнув Ед.

«А що якби представники агентства змогли краще керувати вами?»

"Мною? - здивувався Ед, але потім подумав і сказав: - Можливо, ви маєте рацію. Я перевіряв повідомлення, мене відволікали. Але їм все одно слід було викласти суть набагато коротше ".

"Ед, світ не стає простішим, і зміни не перестануть відбуватися - намагався пояснити я. - Дзвінки, електронні листи, повідомлення, соціальні мережі та інші подразники, які потребують постійної уваги, нікуди не подінуться. Агентство, та й всі, кому потрібно привернути вашу увагу, повинні пристосовуватися до вас і керувати вами, розуміючи, що все це - частина вашого життя. Ви не оцінили співрозмовників, тому що вони не змогли придумати, як припинити вашу нескінченну гонку за дрібницями і допомогти зосередитися ".

Хто повинен пристосовуватися, якщо повідомлення не сприймається

Те, що сталося з Едом, звичайна ситуація для керівників. Хто винен? Одні розумні люди виступають перед іншими - зайнятими, перевантаженими інформацією, постійно відволікаються і часто втрачають терпіння. Не отримуючи очікуваного відразу, вони закінчують розмову. Ймовірно, ви не раз опинялися в ситуації, коли вам потрібно було привернути увагу чергового Еда. У вас маса чудових ідей і важливої інформації, якими хочеться поділитися. Як досягти від іншої людини, щоб вона вас вислухала?

Сучасне багатозадачне мислення - це перешкода, а короткість - ключ до її подолання. Якщо вам здається, що виділена година - це можливість до останнього відкладати найважливіше, то ви неодмінно програєте. Ви втратите аудиторію (неважливо, одну людину або сотню) в перші п'ять хвилин. Але якщо вам вдасться привернути її увагу і правильно з нею працювати, то ніщо не зможе зіпсувати вашу презентацію. Ключові думки повинні прозвучати протягом перших п'яти хвилин, а не в кінці годинної промови.

Майстер короткості говорить менше, а встигає більше.

Головне - розрахунок часу

Підходити до лаконічності виключно з точки зору часу - помилка. Як каже один медіатренер з Нью-Йорка, "короткість пов'язана не стільки з часом. Набагато важливіше те, наскільки довгим здається слухачам ваш виступ ".

Короткі висновки

Короткість пов'язана не тільки з часом

Не існує якоїсь певної кількості часу (підрахунку слів, секундоміру), яке чарівним чином визначає короткість. Бути лаконічним означає виражати свої думки коротко. Не поспішайте вимовляти багато слів. Завжди думайте про те, як повідомити більше, сказавши менше.

Не можна вузько трактувати принцип «час не терпить». Він не означає, що потрібно використовувати якомога менше часу, а передбачає його максимально ефективне застосування.

Баланс BRIEF: гармонія ясності, послідовності та переконливості

Не всі чекають від інших короткості. Тім Макгуайр, президент National Merit Scholarship Corporation5, організації, яка щорічно видає 10 000 кращим старшокласникам гранти на суму 50 млн доларів, розповідає: "Щороку доводиться враховувати масу деталей, коли стикаєшся з абсолютно новою групою з півтора мільйона осіб. І щорічно ми розмовляємо з геніями, які залишаються непоміченими через обмежене фінансування ". Конкурс жорсткий, кожна заява містить кількість балів кандидата, і всі вони практично однакові.

Макгуайру і National Merit Scholarship Corporation потрібні фіналісти, докладно, без помилкової скромності викладають відомості про свої досягнення. І хоча потенційним стипендіатам потрібно розкрити більше деталей, їм слід дотримуватися принципів короткості. Це пошук компромісу між ясністю, послідовністю і переконливістю. Всі три складових повинні перебувати в рівновазі.

Кандидатам, які намагаються якомога докладніше описати свої переваги під час одного з фінальних інтерв'ю, треба висловлюватися чітко і ясно. Так легше уявити сильні сторони проекту. Їм необхідно бути переконливими і послідовними, а інтерв'юер повинен бачити: кандидат здатний змалювати ситуацію так, щоб виділитися на загальному тлі.

Бути коротким - не означає бути просто послідовним. Знайдіть золоту середину між оптимальною кількістю часу і тим, як зробити своє повідомлення таким привабливим, щоб змусити слухача діяти в потрібному вам ключі.

Коротка перерва

Давайте ще раз зрозуміємо поняття короткості. Ми все частіше вважаємо, що вона змушує нас вимовляти мінімум слів, збільшуючи тим самим ймовірність беззмістовності сказаного.

Берні Трилінг, засновник і CEO компанії 21st Century Learning Advisors і співавтор книги 21st Century Skills: Learning for Life in Our Times, ввів поняття поверхневої короткості і глибинної короткості, які чітко розмежував. "Поверхнева короткість означає послідовність без розуміння, - каже Трилінг. - Глибинна короткість - це лаконічність у поєднанні зі знанням ".

Короткість починається з глибокого розуміння. Лише досконало знаючи предмет, можна зробити чітке і змістовне узагальнення. "Спочатку потрібно заглибитися в суть і на якийсь час виявитися збитим з пантелику, - пояснює він. А потім повернутися з чітким розумінням, яке формується на основі більш повного бачення. Тільки так ви зможете бути лаконічним ".

Короткість може показати, наскільки ви засвоїли отриманий в ході навчання досвід. "Правильна оцінка з'являється тільки в результаті ґрунтовної роботи, - говорить Трилінг. - Ви повинні передавати її сенс. Неможливо поділитися всім і відразу, тому що тоді ваша аудиторія змушена буде провести той же обсяг досліджень ".

Вміння бути коротким вимагає наполегливої праці і великої кількості часу. Ретельне вивчення та аналіз, виконані заздалегідь, дозволяють вашій аудиторії уникнути зайвої роботи.

Перерва закінчилася. Вперед.

Коротко кажучи, керівники - зайняті люди, а ваші невиразні презентації втрачаються у величезному потоці інформації, яку вони отримують щодня.

Глава 2. З увагою до уваги

Коротко кажучи, в сучасному світі з надлишком інформації і зовнішніх подразників, де люди неуважні і нетерплячі, потрібно повідомляти головне до того, як аудиторія почне відволікатися.

Короткість як миттєве зняття стресу

Якось коуч за ефективністю сказав мені: «Навряд чи ви знайдете ділову людину, яка наприкінці дня скаже, що її розумова працездатність все ще висока і вона здатна щось зробити». Ви працюєте серед людей, які перебувають у постійній напрузі. Висловлюючи свої думки коротко, ви полегшуєте їм життя. Вони пам'ятають про це і вдячні вам.

Які джерела постійного стресу керівників?

1. Наплив інформації: нескінченний потік слів, картинок і звуків, а також відомостей із соціальних мереж.

2. Неуважність: нездатність концентруватися на чомусь одному довше 10 секунд.

3. Зовнішні подразники: постійний потік завдань, які потребують часу та роздумів.

4. Нетерплячість: зростаюча жага швидких результатів.

Це ваш світ - і мій теж. І він стає тільки гіршим.

У боротьбі з перевантаженістю

Ми думаємо зрозуміло, коли відчуваємо під ногами твердий ґрунт. Опинившись на затопленій ділянці, ми шукаємо лише одне - рятівний острівець. Люди тонуть у потоці інформації - така жорстока реальність. Вона захльостує нас, де б ми не були.

Сучасні керівники, не встигнувши прокинутися, хапаються за смартфони, щоб перевірити повідомлення, електронну пошту, оновлення, спортивні новини, ціни на акції та інше. За сніданком потрібно прочитати і опублікувати твіти або пости в Facebook. Дорогою на роботу вони роблять дзвінки, відправляють і отримують листи, намагаючись одночасно «розслабитися», слухаючи музику.

Приїжджаючи на службу, вони отримують прохання про зустрічі, стикаються з ще більшою кількістю листів, відео на YouTube, електронною розсилкою своєї компанії і голосовими повідомленнями. Потім вони занурюються в корпоративний портал. Але ж робочий день ще навіть не почався. До того часу, коли ви з'являєтеся на сцені, їх увагу вже знижено. Зростаючий обсяг електронних листів, повідомлень, запрошень на зустрічі і спливаючих нагадувань змушує їх під час зустрічі з вами нескінченно перевіряти свій телефон.

І хоча час від часу вони будуть кивати головою, не спокушайтеся, що вони вас чують. Це просто ввічливість. Щоб перемогти ворога, потрібно знати його в обличчя. Нижче перелічено чотири сили, які постійно протистоять вам.

1. Наплив інформації - вода прибуває

«Це все одно що намагатися пити з пожежного шланга». Так один письменник характеризує сучасний світ, перевантажений інформацією.

Моя знайома жінка-керівник пояснила це так: "Щодня у мене дві зустрічі. Кожна триває по годині. Деяким потрібно п'ятдесят хвилин, щоб дійти до суті. І мені може не вистачити уваги на такий тривалий період часу. А комусь достатньо десяти хвилин, щоб повідомити головне. Решту п'ятдесят хвилин ми обговорюємо деталі. У першому випадку відсутні ясність і швидкість. У другому - приступають відразу до справи. Цілком ймовірно, що в обох випадках йдеться про одне й те саме. Наприкінці робочого дня всім нам хочеться, щоб зустрічі проходили за другим сценарієм ".

Короткі висновки

Ваша аудиторія тоне, і короткість - її рятувальне коло

Книга The Elements of Style - чудове керівництво, яке навчає писати книги, - містить менше 100 сторінок. У ній Елвін Брукс Вайт описує манеру Вільяма Странка: "Червоною ниткою [через книгу] проходить почуття глибокої симпатії, яке автор відчуває до читача. Вілл зрозумів, що більшу частину часу читач, людина, завалена проблемами, подібна загрузлому в болоті і що борг будь-кого, хто пише, - швидко висушити це болото і витягнути потопаючого на сушу або принаймні кинути йому рятувальне коло ".

304 ЕЛЕКТРОННІ ЛИСТИ НА ТИЖДЕНЬ ОТРИМУЄ РЯДОВИЙ СПІВРОБІТНИК

150 РАЗІВ НА ДЕНЬ ЛЮДИНА ПЕРЕВІРЯЄ СВІЙ СМАРТФОН

28 ГОДИН ЩОТИЖНЯ ВИТРАЧАЄ РЯДОВИЙ СПЕЦІАЛІСТ НА ЕЛЕКТРОННУ ПОШТУ

Згідно з даними Atlassian, компанії з розробки програмного забезпечення, середньостатистичний фахівець отримує 304 електронних листи на тиждень. А в щорічному звіті про інтернет-тренди компанії Kleiner Perkins Caufield & Byers's зазначено, що ми перевіряємо свої телефони до 150 разів на день.

У 2012 році Роджер Бон і Джеймс Шорт з Каліфорнійського університету в Сан-Дієго опублікували в The International Journal of Communication наступну інформацію: "У 2008 році американці витратили близько 1,3 трлн годин на отримання відомостей, які не є для них необхідністю. Це майже 12 годин на день на людину ".

85% ЧАСУ CEO ВИТРАЧАЄ НА ЗУСТРІЧІ ТА ЗАХОДИ

У тій же статті говорилося, що людина в середньому сприймає до 100 500 слів на день, а рядові співробітники витрачають до 28 годин на тиждень на електронні листи, пошук інформації та взаємодію з іншими працівниками компанії.

І цей ритм лише прискорюється. Так, у квітні 2013 року аналітична компанія The Radicati Group повідомила, що «основний трафік електронної пошти припадає на ділові листи, загальна кількість яких перевищує 100 млрд на день». Оскільки електронна пошта - основний спосіб комунікації в бізнесі, «цей тренд буде розвиватися і далі, і до кінця 2017 року кількість вхідних і відправлених ділових листів електронною поштою налічуватиме понад 132 млрд на день».

Якщо ви CEO, то час ще швидкоплинніший. Дослідження під назвою What do CEOs do? ("Чим займаються CEO?") виявило, що "більшу частину часу (85 відсотків) вони витрачають на інших людей. Зустрічі займають до 60 відсотків їх робочого графіка, а решта 25 відсотків витрачаються на телефонні дзвінки, конференц-дзвінки та заходи ".

Ми завжди на зв'язку - в машині, вдома, на роботі. Світ навколо нас - суцільне джерело інформації. Суть в тому, що мистецтво короткості, ваша здатність швидко повідомляти головне, грає вирішальну роль в тому, чи будете ви почуті і чи проб'ється в життя ваша ідея.

2. Неуважність - м'яз втрачає тонус

Такий наплив інформації знижує здатність концентруватися і виділяти пріоритети. Більшість досліджень говорить про те, що середня тривалість концентрації уваги за останні п'ять років знизилася з дванадцяти секунд до восьми.

Як вважає Девід Рок, автор книги Your Brain at Work, якщо протягом тривалого часу нас постійно переривають, наші розумові здібності знижуються. Він, зокрема, пише: "Змінюйте свій фокус 10 разів на годину (одне дослідження показало, що офісні співробітники роблять це 20 разів на годину), час вашого продуктивного мислення - лише частина можливого. Менше енергії означає менше здатності зрозуміти, вирішити, згадати, запам'ятати і ввібрати. Результат - помилки при виконанні важливих завдань ".

Керівники всіх рівнів постійно кажуть мені, що до кінця робочого дня вони повністю виснажені і відчувають себе так, немов у них синдром дефіциту уваги (СДВ). Увага стає нестійкою і несфокусованою. Насправді деякі вчені вважають, що у людей, які «завжди на зв'язку» і постійно сприймають інформацію, рівень IQ тимчасово знижується на 10 пунктів.

Крім того, група дослідників Стенфордського університету вивчила поведінку людей, які часто працюють у режимі багатозадачності, і виявила наступне: приділяючи увагу різним формам засобів інформації, вони відчувають більше труднощів, ніж ті, хто працює в режимі багатозадачності час від часу. "Перебуваючи в ситуації, коли інформація надходить з безлічі зовнішніх джерел або з власної пам'яті, вони не в змозі відокремити те, що не має відношення до їх поточної мети, - говорить автор дослідження Ентоні Вагнер. - Така нездатність до фільтрації говорить про те, що неактуальна інформація заважає їхній роботі ".

Життя сучасного керівника

• Фахівці постійно стикаються з тим, що іншим потрібні їх час і увага. Вони вже не справляються.

Уявіть собі, що стійкість уваги - це м "яз. Вона починає втомлюватися, якщо працює протягом усього дня і робить різні рухи. Рівень уваги людини вранці набагато вищий, ніж до вечора. Якщо ми сприймаємо всю інформацію однаково, то це все сильніше впливає на нашу здатність концентруватися протягом певного періоду.

3. Зовнішні подразники - частота їх впливу повинна насторожувати

Дослідники стверджують, що рядового співробітника переривають кожні вісім хвилин, тобто шість-сім разів на годину. Іншими словами, його відволікають від 50 до 60 разів протягом восьмигодинного робочого дня. Ми і самі себе відволікаємо. Вважаю, вам знайома така ситуація: ви працюєте над складним завданням, а в цей час інше завдання - простіше і цікавіше - починає вимагати вашої уваги. Зазвичай з'являється бажання займатися саме нею. Майже по Павлову.

Наприклад, я в повній тиші працюю над важливим проектом - читаю, пишу, проводжу глибокий аналіз. А потім кажу собі: "Щось я втомився. Чи не час перевірити телефон? " У підсумку я припиняю своє складне заняття.

60 РАЗІВ ПРАЦІВНИК ВІДВОЛІКАЄТЬСЯ ПРОТЯГОМ ДНЯ - ОДИН РАЗ КОЖНІ ВІСІМ ХВИЛИН

25 ХВИЛИН ПОТРІБНО, ЩОБ ПОВЕРНУТИСЯ ДО ЗАВДАННЯ, ПІСЛЯ ТОГО ЯК ВАС ВІДВЕРЛИ

у 588 млрд ДОЛАРІВ БІЗНЕСУ ЩОРІЧНО ОБХОДЯТЬСЯ ВІДВОЛІКАЮЧІ ПЕРЕШКОДИ

Або так: я читаю електронного листа від колеги. Воно довге і виснажливе. Мені важко зосередитися, тому що в тексті не розкрита суть. Я вирішую відкласти читання і зайнятися менш обтяжливою справою, наприклад перевірити пошту або написати комусь.

Глорія Марк, професор інформатики Каліфорнійського університету в Ірвайні, виявила, що рядовий співробітник проводить за виконанням завдання 11 хвилин і 4 секунди, перш ніж його хтось перерве або він сам переключиться на щось інше. Вона пояснює: після такого перемикання уваги потрібно в середньому 25 хвилин, щоб повернутися до виконання початкового завдання. За даними дослідження Basex, середньостатистичний співробітник втрачає 2,1 години на день на «незначні перерви і подразники». Такі перебої в роботі обходяться бізнесу дорого і становлять 588 млрд доларів втраченого прибутку на рік.

Електронна пошта - найбільший подразник. Карен Рено, Джудіт Рамсей і Маріо Хаїр опублікували в International Journal of Human-Computer Interaction результати свого дослідження, згідно з якими "офісні службовці, які працюють з комп'ютерами, постійно відволікаються на читання вхідних листів і написання відповідей. Для них звично заглядати у свою поштову скриньку по 30-40 разів на годину (хоча, якщо запитати, як часто вони це роблять, люди повідомляють набагато менші цифри) ".

4. Нетерплячість - крига стає все тоншою

Умови сучасного робочого процесу налаштовують вас на очікування того, що все у світі відбувається швидше. Наприклад, якщо ви читаєте текст на планшеті, перегорнути сторінку можна дотиком пальця. Це так просто. Ми зберігаємо величезні обсяги інформації на тонкому планшеті і можемо переміщатися по ній, роблячи лише один рух. Якщо я хочу прочитати Wall Street Journal, то скачую текст. Щоб отримати його, мені нема чого виходити з дому. Він завантажується за кілька секунд. І ось я вже читаю, сидячи на дивані з чашечкою до