Найголовніше слово в 21 столітті

"Було: робота на все життя. Ключове слово - кар'єра
. життя повне робіт. Ключове слово - проекти "....

Фрагмент з книги Тома Пітерса «Уявіть собі!»

Поясню. Коли мені було 13 років, я ходив до школи № 2 м. Серпухів. І щоранку я проходив повз довгий завод «Металіст». Думаю, 90% батьків учнів нашої школи працювали на цьому заводі. Мій батько працював на цьому заводі інженером-технологом, і я все своє життя планував пов'язати з цим заводом. Ми мріяли про кар'єру на все життя. Так щоб всерйоз і надовго.

Якби не «лихі 90-ті», як зараз люблять говорити... Мені здається з першими жевачками «Turbo» в 1990 році увірвалася в наше життя ринкова економіка. Зі своїми законами і правилами:

Слова «кар'єру» і «стабільність» швидко витіснило слово «проекти»

Для більшості незрозуміле, не стабільне і місцями суворе. Хіба не так? Або можете похвалитися десятком виконаних у строк, зданих у межах планового бюджету проектів за 2015 рік? Швидше навпаки. Випадок з розмови з одним представником компанії-клієнта. "Олександре, адже ми це вже пробували. Витратили 6,5 мільйонів на автоматизацію і на виході (важкий подих)... Нічого не отримали ". Ось це більше схоже на реалії. А я припущу, що 90% російського бізнесу не дружить з проектним менеджментом.

І дуже навіть даремно. Мені згадався слоган однієї з моїх улюблених компаній «Rittall»: електричний щит, який вам знадобиться завтра... Ми створили вчора. А ви, колега, встигаєте створювати для своїх клієнтів те, що їм знадобиться завтра? Гаразд, досить знущатися, давайте до справи. Розповідати про механіку проектного управління в рамках розсилки - блюзнірство. А ось зробити перші потрібні кроки в цьому напрямку, дуже навіть можна. Готові? Тоді до снаряду. І насамперед я б запропонував ввести наступне правило № 1 для ділових людей:

Додаючи до будь-якої мети план, отримуємо проект

А про цілі без плану, забуваємо або відсуваємо на наступний рік (в довгий ящик). Не готові працювати з ними, так навіщо займати зайвим простір вашої світлої голови.
І відразу питання. Які у вас цілі-проекти на наступний рік? Напишіть прямо зараз 2-3, щоб можна було попрацювати. Думаю, впораєтеся. А б запропонував правило № 2:

Всі проекти ділимо на 3 напрямки:

• Особисті - до бізнесу не мають ніякого відношення. Або дуже віддалене. Наприклад, освоїти розмовну англійську, відремонтувати і переїхати на нову квартиру тощо.
• Зовнішні - це ті, які робить ваша компанія (відділ) для своїх клієнтів (Замовників). Наприклад, зробити ремонт квартири для клієнта (якщо ви займаєтеся оздобленням і будівництвом), оптимізувати роботу сайту для ТОВ «Роги і копита» (для інтернет-агенства).
• Внутрішні - це ті, які створюють продукт для внутрішнього використання самою компанією. Наприклад, впровадити CRM-систему, відкрити новий магазин, налагодити управлінський облік і бюджетування.

До якої з перерахованих вище груп належать обрані вами цілі-проекти?

Йдемо далі. Прийшов час накидати план. Не поспішайте, у мене є припущення, що тут є 2 типових засідки.

Розберемо типову помилку № 1:

Намалювати красивий детальний план, який буде відірваний від реальності через 2 тижні

Я один раз заморочився в 2008 році і для одного з наших зовнішніх проектів вирішив намалювати класний план. У мене пішло чистими трудовитратами близько 23 годин (протягом 1,5 тижнів), я пропрацював кожну деталь і перехід в MS Project. Розставив відповідальних, відредагував взаємозв'язки. Поніс розповідати своїм менеджерам проекту. І зрозумів, що вже деякі моменти (поки я малював) стали не актуальні... Основна засідка цього варіанту - високі трудовитрати на планування і підтримання актуального плану.

На цьому моменті, багато хто допускає

Типова помилка № 2:

Діяти без плану: вплутаємося в бій, а там розберемося

Дивно, але скільки «пік було поламано» на цю тему. У 1999 я з другом вирішив зайнятися копченою рибою. Подивилися ціну на ринку, оцінили вартість закупівлі сировини. Начебто математика сходиться. Вплуталися в бій з невеликими грошима. У підсумку зводили кінці з кінцями близько 7 місяців. Без планів, ми завжди наздоганяємо ситуацію. А ринок нас у цій грі випереджає.

Як бути? Я знайшов відповідь у книжці «Новий код НЛП» (читати не обов'язково, метафора, дуже віддалена). Наша спільна  Знаходити
компроміс між чітким плануванням і роботою без плану. Між порядком і хаосом. Переходжу до конкретики. Припустимо у вас є проект на рік. Візьмемо для прикладу актуальну мета-проект «Скоротити витрати і підвищити чисту рентабельність до рівня від 16% і вище». А зараз у вас десь 2%. Прямо кейс одного з клієнтів.

1. Першим кроком намітити укрупнено завдання по місяцях на рік. У нашому прикладі завдання на січень може звучати приблизно так: «За рахунок оптимізації витрат вийти на рентабельність від 3% і вище». І так накидати 12 завдань на кожен місяць. Думаю, впораєтеся.
2. Розбити по тижнях завдання тільки для першого найближчого місяця. Залишивши (поки в спокої) все з другого місяця включно. Для нашого прикладу завдання на 1-й тиждень січня: виписати всі види витрат, розділити на групи, оцінити які може знизити на 5% вже в січні. Відповідальні: Головний бухгалтер, виконавчий директор. Термін до 7 січня (нічого відпочивати, коли рентабельність 2%). На цьому етапі у вас вийде 4 завдання на місяць, тривалістю до 1 тижня кожна.
3. Виділити по 1-2 завдання на день, для реалізації завдання першого тижня. Та так, щоб тривалість кожної була до 1 години. Не більше, менше можна. Ми можемо в нашому прикладі припустити наступні завдання. Виписати всі витрати за грудень. Тоді завдання № 2 (наступний день): розбити на групи витрат, виділити ТОП5 лідерів витрат. І так у нас вийде з вами ще 5 і більше завдань на найближчий тиждень за проектом.
4. Вибрати времяблук у своєму календарі (розкладі) для реалізації проектів. Тут би порадив забронювати 3 типи часів блоків: під особисті проекти, внутрішні проекти і зовнішні. Скільки, де і коли - це вже питання специфіки вашої компанії і вас особисто.
5. Планувати наступний тиждень за алгоритмом у п. 3) тільки наприкінці тижня. Планувати наступний місяць тільки в кінці місяця. Багато зміниться, а ви викинете час у сміття. При цьому у вас є загальний вектор, який теж можна коригувати виходячи з підсумків місяця.
6. Робити кожен день те, що запланували. Це найголовніше завдання і тут вже просто потрібна дисципліна, яка виробляється через правильні звички.

Я сподіваюся ви по одному зі своїх проектів накидали такий план. Якщо ні, тоді надолужуйте прямо зараз:
Знаходьте компроміс між чітким плануванням на найближчий тиждень-місяць і роботою без плану (в осяжній перспективі) на рік.

Практикум:

• Розділіть всі проекти на внутрішні, зовнішні та особисті.
• Розплануйте один з внутрішніх проектів за методикою вище.