Планування дня

- Вперше планування дня зазвичай починається з вечора.

Ввечері - чернетка

Увечері накидайте на аркуш паперу всі справи, які ви хотіли б (вам необхідно) вдіяти завтра. Це і налаштування, і вранці нічого не упустіть.

Вранці - список справ

Прокинувшись і пройшовши через ранок, відчувши свій стан, отримавши нові ввідні і від домашніх, і по роботі, до моменту початку справ ми зазвичай розуміємо, що зроблений ввечері список справ потрібно уточнити і доповнити. Заново напишіть повний список всіх справ на сьогодні.

Складаючи список справ, будьте реалістами: по-перше, в дні тільки 16 годин (за вирахуванням час сну), по-друге, крім справ є необхідний сервіс (вмитися, поїсти), і, по-третє, частину часу залиште на непередбачене: завжди відбувається щось, що заздалегідь передбачити не можна. Але можна передбачити, що це станеться, і цей час заздалегідь врахувати.

На ці форс-мажори залиште 2 години з робочого часу і ще 2 години з особистого часу. Це - вприкидку. З досвідом ви будете знати точніше, який час ви планувати можете, а скільки потрібно залишити в запас на все непередбачене.

Визначте пріоритети

1. В першу чергу розташуйте справи, фіксовані за часом - зустрічі, наради, навчання.

2. Потім розставте інші справи за пріоритетами. Найважливіші справи повинні виявитися нагорі. Див.

3. Між ними обов'язково вставте ділянки сервісу і відпочинку.

Професіонали ТМ для складання списку справ дня з розстановкою за пріоритетами використовують спеціальні методи: дивись Метод Альпи.

План дня - запишіть

Розібравшись з пріоритетами, план дня (список справ) обов'язково запишіть. Ви можете написати план від руки, можете набрати на комп'ютері і роздрукувати, але у вас повинен з'явитися Документ. Дивись Навіщо потрібно записувати план дня.

Outlook

Курс Н.І. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»
У курсі 7 відеоуроків. Переглянути > >

Якщо ваш спосіб життя нерозривно пов'язаний з комп'ютером (ноутбуком і комунікатором), зручним засобом планування може виявитися стандартний щоденник-календар Outlook. Не полінуйтеся з ним подружитися, це досить розумна система: він буде завжди з вами, все під рукою і все наочно. Дивись Outlook. Іноді найзручнішим щоденником виявляється шкільний щоденник: видно весь тиждень відразу, зручно планувати.

Справі - час

Для кожної справи в плані важливо записати:

1. Запланований час початку.

2. Запланований час закінчення.

3. Реальний час початку.

4. Реальний час закінчення.

5. Оцінка ефективності роботи (за десятибальною шкалою).

Обов'язково сервіс і відпочинок

1. Обов'язково залишайте час на відпочинок:

• Зручно ділити годину на 50 хвилин роботи, 10 хвилин відпочинку.
• Кілька разів на день можна робити перепочинок побільше (20-30 хвилин).

2. Виділяйте час на сервіс:

• Обов'язково напишіть в плані сніданок, обід і вечерю.
• Залиште кілька блоків по півгодини на прості сервісні справи: зателефонувати рідним або в особистих справах, зробити собі чай, відповісти на пошту та інше.
• Зробіть кілька вікон для непередбачених справ: не доведеться перебудовувати план дня, якщо з'являться нові ввідні.
• Всі ці справи в плані можна позначати просто «Сервіс».

Вибилися з плану - перепишіть

Якщо ви сильно вибилися з графіка, найгірший варіант - лаяти себе за те, що ви не вкладаєтеся в план. Лаяти себе - найвірніший спосіб вдаритися в почуття і загубити план остаточно. Найкраще рішення - перебудувати план. Оцініть, скільки у вас залишилося часу, виберіть найважливіші справи і побудуйте план заново. Якщо вибилися з плану - 5 хвилин відпочити, розслабитися, потім ще 5 хвилин - написати план заново, і почати з чистого аркуша.

Закінчення роботи з планом

Увечері підбиття підсумків. Важливо поставити собі кілька оцінок, наскільки добре ви виконували план. Наприклад:

1. Наскільки добре потрапляли в графік? Оцінюємо самі себе: від 1 до 10.

2. Середня оцінка ефективності - наскільки добре сьогодні працювали?

3. Мінімальна оцінка ефективності - а чи були моменти, коли зовсім халтурили?

4. Галочка - чи підготували план наступного дня ввечері?

Налаштування на завтра

Налаштування на завтра робіть перед самим сном, воно складається з двох частин: перегляду Метафори минулого дня і Програмування ранку.

Як швидко це працює

Перший тиждень або два ви працюєте на план. Потім планування дня стає звичкою, і далі воно працює на вас - допомагає працювати помітно ефективніше.

(Через тиждень порівняйте середню ефективність роботи першого дня і десятого).

Бадьорий ранок - запорука успіху

План дня схожий на велосипед. Коли ви розігналися, рівновага тримається сама, але якщо ви їдете повільно, то велосипед загрожує впасти то вліво, то вправо. Для того щоб план працював, треба його правильно «» розігнати «». Наскільки добре ви вранці запустите свій план в роботу, настільки якісно і ефективно пройде весь день.

Планування дня

• Чек-лист «» Бодрое утро «» скачать.xlsx
• Чек-лист «» Робота до обіду «» скачать.xlsx
• Чек-лист «» Робота після обіду «» скачать.xlsx

І окремо зовсім свіжа думка: багато керівників кращим інструментом тайм-менеджменту вважають свого особистого асистента. Щось він зробить за тебе, в якихось випадках він тебе організовує. І помічник, і напоминалка, і піналка: такий асистент керівника цінне придбання! Так, це буває дорожче, але ж і наскільки ефективніше!