Новини
Як провести авансовий звіт
Гроші
У процесі господарської діяльності організації або індивідуального підприємця може виникати необхідність видачі фінансів підзвітним особам - працівникам чи іншим особам, перелік яких прописаний у локальному нормативному акті. Витрати за цими авансами обов'язково повинні бути пов'язані з господарською діяльністю юридичної особи або ІП. Фіксація такого виду витрат в обліку проводиться шляхом оформлення авансового звіту. Як його скласти і провести - читайте далі.
Особливості та строки складання документа
Документ у вигляді авансового звіту складається:
- По закінченню періоду, зазначеного в заяві на отримання коштів під звіт.
- Якщо дата закінчення терміну, на який видавалися фінанси, минула в період перебування особи на лікарняному або у відпустці, звіт проводиться відразу після повернення працівника.
- Якщо кошти видавалися на витрати в період відрядження - звіт проводиться відразу після повернення з останньої.
Проводячи авансовий звіт, необхідно зазначити:
- Розмір виданих під звіт фінансів.
- Обсяг фактично понесених витрат.
- Надлишок або перевитрата грошей, якщо такі є.
На документі присутні візи власне підзвітної особи, бухгалтера (або іншої особи, яка виконує його функції), головного бухгалтера та директора - за наявності таких.
Відображення дії в 1С
Працюючи в програмі 1С, проведення авансового звіту відбувається в результаті наступних етапів:
- Запустіть програму, переходьте на вкладку каси (для версії 8.2) або до блоку банку і каси (якщо перед користувачем версія програми 8.3).
- Далі клікаєте необхідний вам документ - авансовий звіт. Створюєте новий документ.
- Першим кроком є зазначення власне підзвітної особи. Цей співробітник вказується в однойменному полі, куди користувач «витягує» його з довідника фізичних осіб. При роботі з версією 8.2 підзвітна особа вноситься до рядка "Фіз. обличчя ".
- Далі вказуєте документ, що відображає спосіб видачі фінансів підзвітній особі. Для цього, натиснувши клавішу додавання, вибираєте один з трьох варіантів:
- Списання з розрахункового рахунку - у разі перерахування коштів з рахунку підприємства або ІП на картку підзвітника.
- Видача готівки - у разі передачі готівкових коштів на підставі видаткового касового ордера.
- Видача грошових документів передбачає надання особі раніше оплачених паперів (марок, авіаквитків тощо).
- Якщо фінанси видавалися кількома способами, послідовно вибираєте їх (в межах одного документа).
- Розглянемо проведення звіту за підсумком виданих готівкових коштів. Програма автоматично переводить користувача до переліку видаткових ордерів, сформованих за вказаним працівником.
- Працюючи у версії 8.2, витрачену фактично суму користувач може відразу внести до графи «Видано». Далі відображаються понесені витрати відповідно до наданих документів. Так придбання товарів знаходить відображення в однойменній вкладці, в той час як витрати за отриманими послугами вносяться до розділу іншого.
- У версії 8.3 необхідно відразу перейти до вкладки іншого або товарів. Додаючи послідовно рядки (натискаючи однойменну клавішу) вносьте всі витрати відповідно до звіту. У кожному рядку заповнюєте графи - вид документа і його номенклатуру, суму за документом, а також рахунок витрат, на який будуть віднесені зазначені витрати.
- Заповнення даних про додані документи (у лівій нижній частині екрану) проводиться на підставі фактичної кількості документів, що додаються, підтверджуючих документів. Кількість аркушів відповідає числу аркушів, на які приклеєні підтверджуючі витрати паперу.
- Проводьте документ.
- Роздруковуєте авансовий звіт, підписуєте його і ставите печатку.
Сформовані за операцією проводки
Формування проводок відповідає етапам роботи з підзвітними засобами.
- Видача фінансів співробітнику під звіт - Дт71 - Кт50.
- Прийняття до обліку отриманих товарів та/або послуг (момент складання авансового звіту) Дт26 (10, 20 08 або 44 - залежно від придбаних товарів або послуг) - Кт71.
- Залишок фінансів позначиться на Дт50- Кт71. Перевитрата коштів з видачею інших співробітнику пройде по Дт71 - Кт50.
Якщо мало місце перерахування підзвітних коштів на корпоративний банківський пластик.
- Видача грошей відображається Дт55 - Кт51 (або 52).
- Видача співробітнику готівки під звіт формує Дт71 - Кт55.
- Списання фінансів без підтвердження первинними паперами - Дт73 - Кт55.
- Повернення працівником залишку коштів - Дт50 - Кт73.
- Утримання із заробітної плати грошей, витрачених в особистих цілях проводиться за Дт70 - Кт73.
- Відображенню не повернутих коштів у встановлений термін відповідає проводка Дт94 - Кт71. Якщо проводиться утримання коштів, повернення яких не був проведений у встановлений термін, запис буде Дт70 - Кт94.