Як користуватися сканером: як сканувати і зберегти документ

Ця детальна інструкція допоможе і підкаже, як відсканувати документ на комп'ютер з принтера (ще кажуть «зробити скан») правильно і швидко. Ви зможете самостійно запустити і почати роботу з пристроєм, навчитеся ним користуватися і покращувати якість зображень, зберігати і легко знайти відскановані аркуші в електронному вигляді на своєму ПК або ноутбуці. А також розглянемо різні формати, які можуть бути обрані при скануванні.

Моделі, здатні копіювати та сканувати документи

Щоб відксерокопіювати одну копію паспорта або відсканувати важливий документ на комп'ютер, зовсім необов'язково бігти в найближчий кіоск з вивіскою «ксерокопія-роздруківка», достатньо мати під рукою сучасний пристрій, який вміє копіювати інформацію. На сьогоднішній день досить багато моделей підтримує таку можливість. Принтер давно вже перестав бути пристроєм з обмеженим тільки печаткою функціоналом. Сучасний МФУ являє собою не тільки сам принтер, але і сканер, і копіювальний пристрій.

Передавати відскановану інформацію на комп'ютер можуть більшість копіювальних апаратів, в їх числі як струменеві, так і лазерні принтери. Щоб дізнатися, чи є в конструкції пристрою сканер і ксерокс, найкраще зазирнути в його характеристики. Втім, іноді досить поверхово вивчити корпус. Якщо на верхній частині пристрою є кришка, під якою знаходиться скляна поверхня, то даний прилад володіє вищеописаними функціями. Принтер, як правило, оснащений тільки лотком-приймачем чистого паперу і роздруковує його вертикально вгору, тоді як в МФУ роздрукована продукція виходить з торця, нижче області сканера.

Підготовка сканера та програмного забезпечення

Перед тим, як користуватися сканером, його з'єднують з комп'ютером, використовуючи кабель, що додається в комплекті або куплений окремо. Техніка повинна бути відключена від мережі. Якщо сканер вже використовувався на цьому ПК, з'єднання виконується автоматично, не вимагаючи встановлення драйверів. В інших випадках знадобиться встановлення програмного забезпечення - з диска або з інтернету.

За відсутності підключення варто переконатися, що використовується правильний шнур - у сучасних моделей це кабель USB, у старих сканерів може знадобитися з'єднання через порт LPT. Якщо драйвери не почалися автоматично, її запускають вручну через розділ «Пристрої та принтери» в «Панелі керування» ОС Windows або подібними способами для іншої платформи.

Перед тим, як відсканувати фото на комп'ютер, варто вибрати і відповідну програму:

• Найпростіший варіант для Windows, який не потребує встановлення та налаштування, - вбудована утиліта «Факси і сканування». Знайти її можна за допомогою рядка пошуку в меню «Пуск». Утиліта працює з будь-якими сканерами, забезпечуючи мінімум можливостей для сканування.
• Графічний редактор Paint. Теж встановлюється разом з Windows. Не володіючи серйозним функціоналом для редагування зображень, утиліта дозволяє їх відсканувати. Потрібне вікно викликається з меню «Файл» і називається «Імпорт зі сканера або камери».
• ABBYY FceReader - платна, але багатофункціональна програма, що забезпечує перенесення документа або фото з можливістю розпізнавання тексту на картинці більш ніж 150 мовами.
• VueScan - програма, що підходить для використання разом з більшістю МФУ і планшетних сканерів, що дозволяє зберігати фото в різних форматах, включаючи JPEG і TIFF.
• Фірмовий софт - ідеальний, до того ж безкоштовний варіант. Такий зазвичай йде в комплекті з девайсом (або є посилання для його скачування).

Вибрану програму встановлюють (якщо її вже не встановлено) і запускають. Потім поміщають одне або кілька фото на поверхні пристрою зображенням вниз і закривають кришку. Якщо знімок займає не всю поверхню скла, зверніть увагу на стрілку, що вказує верхній лівий кут. До нього і треба притискати фото.

Підготовчий етап

Перед скануванням документа на комп'ютер з принтера необхідно перевірити сумісність сканера і встановленої версії Windows. Комп'ютер і пристрій можна з'єднати:

• За Wi-Fi.
• Через Bluetooth.
• Через USB-кабель.

Перші два параметри містяться далеко не в кожному моделі МФУ. Тому надійніше приєднати пристрій через дріт. Функціонал Windows автоматично знаходить і встановлює необхідні драйвери для сполучення МФУ і ПК. При успішному з'єднанні на екрані з'явиться повідомлення «Знайдено нове обладнання». Якщо потрібні драйвери не встановлені, то в сполученні буде відмовлено і це.

Стандартний метод підключення передбачає декілька етапів:

• Розміщення файлу з зображенням лицьовою стороною на поверхні для сканування.
• Натисніть кнопку «Сканувати» на пристрої, а потім відправляйте зображення на робочий екран.
• Вибір параметрів сканування та завершення процесу.

Після сканування можливо додатково зберегти в одній з тек на комп'ютері. Якщо ця функція не передбачається автоматично - для цього передбачено гаряче поєднання клавіш «CTRL + S».

Комплектація.

Найпростіший і найшвидший метод встановлення драйвера сканера - поставити їх з рідного диска. У комплект поставки будь-якого апарату входить не тільки кілограм макулатури і целофану, а той самий диск з «рідними» дровишками. Саме він нам і потрібен.

Вставте його у привід, потім запустіть програму інсталяції. (Попередньо підключивши пристрій до харчування, а також до комп'ютера) Слідуючи підказкам інтерфейсу, починаємо установку. Тут немає нічого складного, просто клікайте по «Далі», «Встановити», «Продовжити» або «Ок». Все інше вінда зробить самостійно. За традицією, в кінці необхідно перезавантажитися.

Якщо ж диска в наявності у вас немає, (не важливо чому, втратили або викинули) то пропоную вам парочку інших способів які 100% змусять працювати ваш сканер або МФУ.

Збереження фото

Інколи відцифроване зображення автоматично зберігається у виділеній теці та потрібному форматі - у деяких випадках утиліта вимагає вибрати ці параметри наприкінці процесу. Зберігати оцифровані знімки варто в окремій теці, щоб їх було простіше знайти, але не обов'язково давати назву кожному - це займе занадто багато часу.

Оптимальні дозволи для фотографій - JPG і TIFF. Перше вибирають, якщо зображення буде розміщуватися в цифровому фотоальбомі або в альбомі в соцмережі.

Відмінності формату - зменшення розміру картинки, хоча за рахунок втрачених даних падає і якість. При сильному збільшенні на фото з роздільною здатністю JPG будуть помітні «артефакти» і розмиття, приблизно ось такі.

Якщо знімок призначений для подальшої обробки, варто вибрати роздільну здатність TIFF. У цьому випадку якість не відрізняється від оригіналу, а за допомогою спеціальних редакторів зображення простіше відновити, повернувши кольори, прибравши подряпини та інші дефекти. Однак розміри фотографій вийдуть великими, тому, якщо їх багато, варто подбати, щоб на комп'ютері вистачило місця.

Робимо ксерокопію на принтері

Одне з найбільш часто зустрічаються офісних завдань - це ксерокопія документів. Копіювати необхідно документи (паспорт, посвідчення водія тощо), важливі папери, книги, конспекти. Навчитися копіювати досить просто, для цього необхідно дотримуватися наступного алгоритму дій.

• Переконатися, що пристрій включено в мережу.
• Перевірити драйвери на принтер.
• Перевірити стан документів на предмет забруднень, зам'ятості, затертостей і відбитків пальців.
• Відкрити верхню кришку пристрою.
• Акуратно розмістити туди документ копіюваною стороною вниз. Простежити, щоб папір ліг рівно за мітками на приладі.
• Натиснути кнопку «Старт» (на принтері і ксероксі) або «копіювання», у разі, якщо це МФУ, а потім «старт». Забрати готові копії з лотка-приймача, витягти вихідник зі скануючого відсіку.

Важливо: кількість копій регулюється апаратно, за допомогою кнопок (найчастіше у вигляді стрілочок).

На принтері присутній і ряд додаткових можливостей. Наприклад, можна зробити кілька копій сторінок, вмістивши їх на одному аркуші. Як зробити ксерокопію паспорта на одній сторінці найпростіше буде дізнатися з наступного відео:

Використання стандартних засобів Windows

Більшість затребуваних офісних програм вже встановлені в базовій комплектації у версіях Windows 7 і вище. Якщо немає необхідності робити скани у високій роздільній здатності, можна скористатися цим функціоналом.

Давайте подивимося - як відсканувати документ через стандартні засоби Windows:

• Зайти в «Пуск».
• Виберіть розділ «Пристрої та принтери» в меню «Обладнання та звук».
• У налаштуваннях сканування двічі клацнути на назву пристрою, який підключено до комп'ютера.
• Клацніть двічі або клацніть «Почати сканування».
• У новому вікні потрібно налаштувати кольори, яскравості та контрастності вручну та натиснути «Сканувати».
• Далі потрібно дочекатися закінчення процедури.

Готові файли потрібно буде перейменувати і зберегти на знімний носій або в теку на комп'ютері.

Проведення підготовчих робіт

Перш ніж приступити до безпосереднього сканування документів, необхідно провести підготовчі дії - це допоможе уникнути труднощів і виникнення помилок з боку техніки.

Отже, перед тим, як пробувати відсканувати документ, важливо:

• Переконатися в тому, що наявний у вас апарат «наділений» необхідною функцією. Сучасний ринок офісної техніки перенасичений багатофункціональними пристроями, проте зустрічаються і моделі, за допомогою яких неможливо зробити скан. Знайдіть паспорт пристрою та ознайомтеся з інструкцією до застосування.
• Подбайте про правильне підключення приладу. Сучасна техніка дозволяє виробляти маніпуляції, «з'єднавшись» з персональним комп'ютером за допомогою бездротового зв'язку. Однак не всі ПК і МФУ підтримують даний формат взаємодії. Як правило, при купівлі сканера/принтера в коробці з товаром вже є USB-шнур - скористайтеся кабелем для підключення пристрою до вашого комп'ютера.
• Переконайтеся, що ваш апарат приєднаний коректно, натиснувши кнопку включення девайса. Якщо індикатори не реагують на клавішу живлення, перевірте правильність підключення техніки. Деякі пристрої потребують встановлення драйверів.
• Після того, як папір опинився в сканері, потрібно щільно закрити його кришку і натиснути на кнопку, що запускає процес.

Корисно: зверніть увагу на індивідуальні особливості вашого сканера - поруч зі скляною поверхнею повинен розташовуватися символ, який підкаже, як помістити документ, щоб зображення не відсканувалося вгору ногами. В іншому випадку вам доведеться розбиратися, як перевернути екран на комп'ютері, або знайомитися зі всілякими додатками-редакторами, що дозволяють маніпулювати графічними файлами.

ABBYY FineReader

Програма «ABBYY FceReader» призначена для сканування документа будь-якої роздільної здатності та якості. Для неї не варто шукати спеціальні драйвери, оскільки вона була створена під робочі інструменти Windows. «ABBYY FceReader» здатна розпізнавати близько 150 мов світу, а також сканувати рукописні тексти у високій роздільній здатності. Робота з цим додатком не складніша, ніж зі стандартними програмами комп'ютера.

Покрокова інструкція:

• Запустити програму і вибрати вкладку «Файл».
• Вибрати шлях збереження скана до файла: Word, Excel або Image;
• Редагувати параметри і надіслати до сканування.

Повноформатна версія програми платна - вона підходить для більшості користувачів ПК, які нечасто користуються функцією сканування. У «ABBYY FceReader» доступна функція перекладу зображення документа у формат редагування.

Навіщо нам драйвера?

Встановлення драйвера сканера - надзвичайно простий захід, з яким часто стикаються офісні працівники. В даний час цей девайс являє собою величезну цінність, сканування і копіювання документів - його головне завдання. Прогрес зробив крок так далеко, що виробники офісної периферії почали випускати суміщені пристрої, так звані «три в одному» (сканер, принтер, ксерокс), причому більшість сучасних моделей підключається не дротами, а по бездротовому зв'язку, зазвичай, Wi-Fi або Bluetooth.

Встановлення драйвера сканера необхідне для того, щоб ця диво техніки могло нормально працювати в парі з комп'ютером.

Дровишки - це спеціальне ПЗ, що дозволяє керувати апаратурою за допомогою операційної системи. Природно, сама по собі операційка не зможе налаштувати новий принтер, тому їй потрібні спеціалізовані програми. Таким чином, якщо у вас є під рукою диск з драйвером який йде в комплекті, або, хоча б стабільно працює інтернету, то новенька периферія запрацює дуже скоро!

Список додаткових програм

Зручною програмою для сканування документів МФУ є «VueScan». Вона не тільки зберігає зображення в різних форматах: jpeg, tiff, pdf, - а також має вбудовану систему OCR.

• «ScanLite» і «RiDoc» - відмінні програми, за допомогою яких можна зробити скан і зберегти документ в різних форматах.
• «WinScan2PDF» - утиліта, що включає набір функцій з можливістю збереження файлу виключно в форматі PDF. Її перевага полягає в тому, що вона безкоштовна.
• Програму «Xerox Easy Printer Manager» створено спеціально для роботи з пристроями Xerox, а тому не зможе відксерокопіювати файли з принтера HP. Вона дозволяє редагувати та покращувати зображення.

Безкоштовна програма «CuneiForm» розрахована на роботу з: таблицями, картами, шрифтами - і має функцію розпізнавання декількох десятків мов, чого середньостатистичному юзеру цілком достатньо. Кожна з цих програм має зрозумілий і простий інтерфейс, який може ґрунтуватися лише на індивідуальних перевагах користувача.

Шукаємо на офіційному сайті.

Тепер спробуємо знайти системне ПЗ на офіційному порталі виробника. Як приклад я взяв модель Canon CanoScan LiDE 20. Насамперед, перейдіть на портал CANON.

Щоб спростити процес встановлення драйвера сканера, введіть назву моделі у верхньому вікні пошуку. Або ж відкрийте відповідну категорію пристроїв у «Підтримці».

Після вибору серії знайдіть у списку потрібну вам модель.

Потім виберіть версію Windows, яку ви використовуєте, а також мову.

З'явиться список доступного ПЗ. Навпроти кожного з них можна побачити кнопку «Завантажити». Після завантаження вам залишиться виконати установку в звичайному режимі і перезавантажити комп'ютер.

Сканування зображення

Перед тим, як почати сканування, краще використовувати функцію «Превью» (або аналогічну.

Вона дасть вам уявлення, як саме розташована фотографія на склі, і допоможе відсканувати тільки потрібний фрагмент. Інакше, наприклад, ваш скан буде розміром з А4, а фотографія на ньому - 10 * 15. Після «прескана» ви отримаєте ось такий результат.

Тепер ви можете виділити фрагмент, який потрібно відсканувати. Хочете оцифрувати тільки обличчя або конкретну людину? Не питання, виділяйте тільки об'єкт.

Для тих, хто не знає, як користуватися сканером на комп'ютері, покрокова інструкція допоможе розібратися в процесі і не зробити помилок. Порядок дій наступний.

Спочатку вибираємо основні параметри.

Кольоровість. Якщо це чорно-біле фото, встановіть чорно-білий режим і на сканері (або градації сірого). Такий скан буде «важити» менше, ніж кольоровий.

Роздільна здатність. Для розміщення в інтернеті вистачить і 100 т/д, для друку - не менше 300, для подальшої обробки або збільшення фотографії можна поставити і набагато більше. Пам'ятайте: чим вища роздільна здатність, тим більше місця займає файл.

Фільтри/Інструменти. Використовуються тільки у випадку, якщо ви не плануєте редагувати фото далі. Можна, наприклад, підкоригувати тони або контраст.

Після того, як ви виділили фрагмент і встановили параметри, натисніть кнопку «Старт».