Найкращий спосіб розстановки пріоритетів

На Дистанції в Університеті практичної психології ми опрацьовуємо різні методики самоорганізації та підвищення ефективності. У тому числі, як правильно розставляти пріоритети.

Навіщо розставляти пріоритети.

Перша причина очевидна: для того, щоб робити в першу чергу найважливіші справи. Друга причина менш очевидна: для того, щоб у будь-який момент часу ви точно знали, яку справу вам зараз робити. Щоб не було вибору, адже саме в момент вибору починаються метання, відмовки, думки на кшталт «Треба б увійти попити чаю» і так далі.

Геть метання, розставляємо пріоритети.

Я хочу з вами поділитися моїм авторським способом розставляти пріоритети, більше ви ніде не прочитаєте про цей метод. На мій погляд, це найефективніший спосіб розставляти пріоритети, але у нього є один недолік. Він вимагає знання вищої математики за другий клас, а точніше вміння множити і ділити.

Отже, уявіть, що у вас є список справ. Давайте я накидаю справ для прикладу:

1. Зняти відеоролик для сайту
2. Замовити комп'ютерний стіл
3. Відповісти на термінові листи
4. Розібрати коробку в шафі

Ну ось приблизно такий список був узятий мною зі стелі. Далі ми будемо оцінювати значимість кожної справи. Значущість складатиметься з трьох параметрів:

• Важливість - наскільки взагалі важливо робити цю справу? Чи станеться щось страшне, якщо ви взагалі вирішите його не робити? Як багато залежить від його виконання?
• Терміновість - наскільки швидко потрібно зробити цю справу? Все кидати і займатися тільки ним? Або якщо протягом тижня зробите, то в принципі нормально?
• Складність - наскільки багато часу вимагатиме ця справа? Чи потрібно домовлятися і взаємодіяти з іншими людьми, щоб його зробити? Наскільки воно емоційно і морально просте або навпаки складне і неприємне?

Оцініть всі справи за цими трьома параметрами за шкалою від 1 до 10 в порядку Важливість-Терміновість-Складність. У підсумку у вас вийде приблизно ось так:

1. Зняти відеоролик для сайту 8 6 7
2. Замовити комп "ютерний стіл 6 2 3
3. Відповісти на термінові листи 7 9 2
4. Розібрати коробку в шафі 2 2 6

Отже, всі справи оцінені за трьома критеріями Важливість-Терміновість-Складність, але поки розставити пріоритети не вийде, тому що все-таки не зрозуміло, які справи ставити в першу чергу, важливі або термінові? Чи може бути спочатку найпростіші, щоб швидко їх зробити і щоб вони не відволікали?

Щоб розставити пріоритети будемо вважати кінцеву Значимість кожної справи.

Значення = Важливість * Термінова/Складність

Множимо Важливість на Терміновість і ділимо на Складність. Таким чином на самому верху у нас будуть виявлятися справи дуже важливі і дуже термінові, при цьому зовсім прості. Ну а внизу навпаки. І тоді наш список стане таким:

1. Зняти відеоролик для сайту 8 * 6/7 = 6.9
2. Замовити комп "ютерний стіл 6 * 2/3 = 4.0
3. Відповісти на термінові листи 7 * 9/2 = 31.5
4. Розібрати коробку в шафі 2 * 2/6 = 0.7

Я скористався калькулятором і округлив значення до десятих, такої точності буде цілком достатньо. Так ось тепер ми бачимо, як легко розставити справи в порядку пріоритету:

1. Відповісти на термінові листи 31.5
2. Зняти відеоролик для сайту 6.9
3. Замовити комп'ютерний стіл 4.0
4. Розібрати коробку в шафі 0.7

Найприємніше в цій процедурі, що в ній не потрібно ніякі складних рішень, є готовий алгоритм, який завжди розставить пріоритети правильно. Ваше завдання тільки адекватно оцінити важливість, терміновість і складність справи, далі методика бере все на себе.

Розставте цей спосіб пріоритети зі списку, який ви робили в попередньому завданні, щоб переконатися, що це не тільки просто, але і кінцевий список виходить цілком адекватним. На перших місцях опиняються ті справи, які дійсно розумно робити в першу чергу.