Вправа «Планування часу»

Курс Н.І. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»
У курсі 7 відеоуроків. Переглянути > >

Планування часу потрібно для організації ефективної роботи. Якщо у вас добре побудований план дня, то працювати ви будете помітно ефективніше, тому що не будете відволікатися на непотрібні справи, і завжди будете знати, що вам треба робити в кожен конкретний момент часу.

З іншого боку, план потрібен не завжди. Він потрібен тільки тоді, коли є шанс, що ви будете працювати не ефективно. Планувати варто ранок, вечір, вихідні. Варто планувати робочий час, коли він залежить повністю від вас. Але при цьому абсолютно безглуздо планувати час, який і так вже розплановано за вас. Наприклад, наради або тренінги.

Планувати треба той час, коли у вас є конкретний список завдань, які вам треба виконати. Саме ці завдання потрібно розставити за часом і написати кожним завданням час її початку і час закінчення. В ідеалі план дня повинен безперервно покривати весь час, який ви плануєте. Наприклад, ранок, міг би виглядати так:

Після того, як ви склали план, важливо відзначати, як ви його виконуєте. Коли ви починаєте робити чергову справу, відзначайте, у скільки ви реально почали її виконувати і у скільки реально закінчили. Наприклад, ось так:

Після цього, щоб робота за планом була максимально ефективною, треба відзначати, наскільки ефективно ви виконали кожну справу. Оцінювати найзручніше за 10-ти бальною шкалою, наприклад добре і якісно виконана справа, це 8 балів, а час, витрачений на безцільну розмову по телефону - в кращому випадку 2 бали (ну хоч трохи розвіялися).

Тоді таблиця стає такою:

Увечері потрібно буде порахувати середній бал за день, це і буде підсумкова оцінка ефективності вашої роботи сьогодні. Середній бал 8 - це вже хороший результат, 9 - подвиг! Якщо середній бал нижче 7, то десь ви халтурили, завтра варто працювати краще.

Виконання

Скласти план дня

У плані дня треба відзначати список справ, які ви плануєте, час початку і закінчення справ. Планувати треба весь день з ранку і до вечора, але можна не планувати ті ділянки дня, коли все вже заплановано за вас (наприклад, коли ви на тренінгу) або коли ви точно знаєте, що будете працювати ефективно.

Писати коли реально виконували справи

Коли ви почнете виконувати справи з плану, відзначайте реальний час початку виконання і закінчення. Це допоможе потім оцінити, скільки ви реально витратили часу на конкретні справи і наскільки добре ви дотримувалися плану.

Оцінювати ефективність роботи

Коли ви виконали справу, оціните її ефективність за 10-ти бальною шкалою. Наскільки якісно ви провели цей час? Якщо вас відвернули, але по справі, ви все одно провели час з користю. А от якщо відволікалися на дурницю, тоді оцінка буде вже нижче. Сервіс це теж важливе заняття, якщо ви пообідали швидко, якщо максимально ефективно за часом погуляли з собакою - це висока оцінка. А ось порожнеча ефективна не буває. Розвага, лазання в інтернеті, це в кращому випадку 2-3 з 10. Так, ви трохи підняли собі настрій і розвіялися, але це була не справа, це була порожнеча.

Оцінювати дотримання плану

Увечері оцініть, наскільки ви дотримувалися плану дня. Якщо ви вранці написали план, а потім стали робити все по-своєму і план залишився не при справах, то оцінка 2-3. Якщо дотримувалися плану з точністю до хвилини, то це вже тверда 10. Реально дотримуватися плану треба в середньому на 6-7, занадто сильно дотримуватися його не треба. Протягом дня постійно з'являються нові ввідні, якісь справи, виявляється, потребують більше часу, ніж ви запланували. Якщо ви вибилися з плану, план завжди можна перебудувати, план працює на вас, а не ви на план. Якщо виходить дотримуватися плану на 10, це відмінно, але в цілому достатньо дотримуватися плану на 6-7.

Статистика:

• Запланований час початку
• Запланований час закінчення
• Назва справи
• Реальний час початку
• Реальний час закінчення
• Оцінка ефективності роботи (за 10-ма бальною шкалою)

… і так далі весь день.

Оцінка плану дня:

Кожен день:

• Чи планували день
• Чи писали план дня з вечора
• Середня оцінка ефективності роботи за день

Раз на тиждень:

• Оцінка наскільки дотримувалися плану дня
• Оцінка наскільки виробилася звичка планувати день

Вимоги до здачі вправи:

• Планував не менше 24 днів з 28
• Планував з вечора не менше 20 днів з 28
• Середня оцінка ефективності на 1-2 тижні не нижче 7
• Середня оцінка ефективності на 3-4 тижні не нижче 8
• Дотримувався план на 1-2 тижні не нижче ніж на 6
• Дотримувався план на 3-4 тижні не нижче ніж на 7
• На четвертому тижні оцінка наскільки виробилася звичка планувати не нижче 8