Як заповнити табель обліку робочого часу

Якщо організація або приватна особа - суб'єкт підприємницької діяльності має штат співробітників, необхідно вести облік відпрацьованого людьми часу.

З метою систематизації документообігу, а також для полегшення роботи кадровиків розроблена спеціальна форма - «Табель обліку робочого часу». Вимоги до його заповнення не залежать від організаційно-правової форми організації. За відсутність табеля, за допомогою якого проводиться облік відпрацьованого часу співробітників, передбачена згідно із законодавством адміністративна відповідальність.

Табель обліку робочого часу: призначення документа

Табель являє собою бланк, в якому в розрізі кожного співробітника відображена інформація про кількість відпрацьованого часу (дні і години), а також дні, в які з поважної або неповажної причини працівник був відсутній. На підставі даних табеля робиться висновок про наявність понаднормової роботи або виходів у вихідні дні. Цей документ є підставою нарахування заробітної плати, а також звітності до органів статистики з праці та кадрів. Нарахування та виплата грошей за листами непрацездатності також проводиться з урахуванням даних табеля. Дані в бланк обліку робочого часу вносяться щодня. Незважаючи на єдину форму бланка, роботодавці нерідко мають питання щодо нюансів заповнення документа.

Табель обліку робочого часу: порядок заповнення

Для фіксування режиму роботи співробітників Росстатом передбачено 2 форми бланка - Т12 і Т13. Роботодавець має право самостійно обрати необхідну форму.

• При бажанні підприємство може використовувати типову форму або розробити власний бланк табелю. Важливою умовою є наявність у ньому обов'язкових реквізитів.
• Заповнення документа може бути як рукописним, так і друкованим. В останньому випадку документ роздруковується за підсумками місяця.

Умовні позначення

Під час заповнення бланка використовуються спеціальні позначення - коди у вигляді букв або цифр. Спочатку необхідно вказати код, а після - тривалість робочого часу. Найбільш поширеними є такі позначення:

«Я» (або «01») - відпрацьований у межах норми час.

«В» - святкові або вихідні дні.

«Н» - вихід у нічний час.

«О» - відпустка (чергова («ОТ») або додаткова («ОД»)).

«С» - час, відпрацьований понаднормово.

«К» - відрядження.

«П» - прогули.

«Б» - хвороба співробітника (підтверджується листком непрацездатності).

«Р» - непрацездатність через вагітність і пологи.

«ОР» - відпустка для догляду за дитиною.

«ПН» - відсутність працівника на місці, причина відсутності не з'ясована.

При обліку роботи в нічний час слід дотримуватися правила - нічним часом рахується період з 10 вечора до 6 ранку. У період відряджень кількість відпрацьованих годин виставляється відповідно до нормативу зміни (робочої норми).

Заповнення граф табеля

Отже, приступаєте до заповнення бланка.

• Заповнюєте «Найменування організації» та «Структурний підрозділ» (якщо є).
• Згідно даних класифікатора організації вказуєте код ОКПО.
• Далі заповнюєте реквізити табеля - його номер, дату складання, звітний період, за який подано дані.
• Після цього ви отримуєте заповнення табличної частини документа. Після графи «Номер п/п» вказуєте дані працівника - його ПІБ, займану посаду, табельний номер.
• В основному блоці табличної частини відповідно до кожного календарного дня проставляєте відмітки про вихід або невихід на роботу і кількість відпрацьованих при цьому годин.
• Наступні колонки таблиці (5, 6) підводять разом - загальне число відпрацьованих днів і годин у розрахунковому періоді в розрізі першої і другої половини місяця.
• Далі прописуєте дані для нарахування заробітної плати. Зазначаєте вид виплати, яка буде проведена - заробітна плата, у т. ч. відрядження (код 2000), відпускні (код 2012), виплати за цивільно-правовими договорами (код 2010), оплата аркушів непрацездатності (код 2300). Для кожного виду виплати вносьте рахунок-кореспонденцію і кількість днів, які охоплює виплата.
• Якщо мали місце пропуски роботи - вказуєте причини неявки, використовуючи відповідне позначення, і число днів, в які працівника не було на місці.